PUSULA

Levent Taşkın
Yönetim Danışmanı

Etkin bir yönetici etkili iletişim tekniklerini bilen ve iletişim becerisi yüksek olan kişidir. İletişimin en temel kurallarından birisi ‘’dinlemeyi bilmektir’’. İletişimdeyken ne kadar süre karşımızdakini dinliyoruz? Dinlerken onu duyuyor muyuz yoksa onun konuşmasını bitirmesini bekleyerek ona vereceğimiz cevaba mı odaklanıyoruz? Çalışanlar dinlenmek ve önemsenmek ister. Bu nedenle yetkinliği yüksek yöneticiler dinlemeyi bilir ve doğru sorular sorar. Düzenli iletişim kurar, iç dünyalardaki duvarları yıkar. Karşı tarafı ve ekibini konuşturur, yüzeysel konuları değil konuların detayının ve özünün anlatmasını sağlar. Bu detaya inebilmek için doğru zamanda doğru sorular sorar. Bu sorularla ekip arkadaşlarına yol çizer, düşünmelerini sağlar. Doğru soru sorabilme yetkinliği, ekibin içindeki olumsuz düşüncelerin akıtması için çok önemlidir ve kesinlikle iyi bir yöneticide bulunması gereken bir özelliktir.
İşin özü; dinleyen ve ekibiyle ilgilenen yönetici ile dinlendiğini ve önemsendiğini bilen çalışan şirketteki huzurun en büyük kaynağıdır.
İyi bir dinleyici olmak beceri ve yönetsellik gerektirir ve çok önemli bir beceridir. Birisi bizi dinlediğinde, ona daha fazla güveniriz. Dikkatle dinlediğimizde, karşımızdaki insan bizi her zamankinden daha fazla önemser ve bize güvenmeye başlar. Böylelikle de bizim tarafımızdan etkilenmeye de her zamankinden daha fazla açık hale gelir. Karşımızdaki kişiyi yeterince dinlemez ve anlamazsak onu rencide edebilir veya onu iletişime kapalı hale getirebiliriz. İletişimde karşımızdaki kişi kapalı hale gelirse, sizi dinlemez ve o iletişimdeki hedefimizden uzaklaşırız.
Bu nedenle iletişim kurarken empati kurmak ve doğru kelimelere odaklanmak önemlidir. İletişimde karşı tarafı rencide etmeyecek ve onu değerli kılacak akıllı kelimeler kullanmayı bilmek sizi başarılı kılar. Bazı kelimeler veya cümleler vardır ki karşımızdakini motive ederek veya onları önemsediğimizi hissettirerek kendimizi dinletme ve kendi görüşümüzü daha etkili iletme fırsatını bize verir.
Bir iletişimde eğer karşınızdaki insanla aynı fikirde değilseniz, önce aynı fikirde olmadığınızı söylemeyiniz. Eğer ona sizinle aynı fikirde değilim şeklinde bir cümle ile başlarsınız, kendisini kötü hissedecek ve iletişime kendisini kapatacak, gözlerinizin içerisine baksa bile o an sizi dinlemez hale gelecektir. Bu durumda sizin devamında söyleyeceğiniz kendi fikrinizi dinleme ve onu analiz etme olasılığı zayıflayacaktır. Bunun yerine ‘’sizinle aynı fikirde olmakla beraber diye başlayarak ben de bu konuda şu şekilde bir düşünceye sahibim’’ diye cümlenize devam ederek kendi düşüncenizi ilettiğinizde sizi dinlemeye açık bir zihinde olacaktır.
İletişim sırasında eğer bir sorunun cevabını bilmiyorsanız veya hata yaptıysanız, önce bunu kabul ediniz. Bilmediğimiz konu hakkında bir eziklik hissederek cevap vermek, karşı tarafta iletişimin olumsuzlukla sonuçlanmasına neden olur. Her konuda her şeyi bilmek gibi gereksiz bir egoyla cevap vermek yerine “bu konuda sizi en kısa sürede bilgilendireceğim” diyerek not almak daha güven vericidir. Hatalı bir tutum veya ifadeniz varsa ve bunun bir rahatsızlık yarattığını hissettiğiniz an ‘’sizi üzdüğüm için özür dilerim’’ diyerek devamında belirtmek istediğinizi daha olumlu bir ifade ile anlatmak dinlenmenizi sağlayacaktır.
İletişim sırasında konuştuğunuz sürenin %60’ı kadar karşıdaki kişinin yüzüne bakmaya, gözlerinizi ondan kaçırmamaya ve söyledikleriniz ile bakışlarınızın bu süreçte uyumlu olmasına dikkat etmelisiniz. Anladığınızı ve anlaşılabilirliği kontrol etmek için kısa bir özetle iletişimi bitirmelisiniz. Görüşmemizin ana unsurlarını özetleyerek ayırdığınız zaman ve keyifli sohbet için teşekkür ederim ile ortamdan ayrılmak önemlidir.

Devamını dergide okuyabilirsiniz