Levent Alatlı
Tesis Yönetim Derneği (TRFMA) Başkanı

TESİS YÖNETİMİ (FACILITY MANAGEMENT)
Bugün “Tesis yönetimi nedir?” diye sokaktaki vatandaşa sorsak, muhtemelen %95’ten fazlası doğru cevap veremez. “Tesis yönetim firmalarından bildiğiniz 1-2 ismi söyleyebilir misiniz?” diye sorsak yine aynı şekilde cevap alırız.

Halbuki vatandaşımız neredeyse her gün birçok yerde “Tesis Yönetim” firması çalışanları ve verdikleri hizmetleri ile bir araya gelmektedir. Ancak sektörün ismini veya kapsamını bilmediği için bu firmaları ve çalışanlarını “Tesis Yönetimi” ile eşleştirememektedir.

Tesis deyince akla tesisat, tesisat ağırlıklı endüstriyel tesisler, fabrikalar geliyor. Hatta bazı kişilerin aklına yol üstü mola verdiğimiz dinlenme tesisleri bile geliyor. Evet tüm bu yapılar da bizim için birer tesistir. Ancak “Tesis/Facility” çok geniş bir tanım olup, kısaca insanların yaşadığı veya çalıştığı tüm binalar, iş merkezleri, plazalar, siteler, rezidanslar, AVM’ler, fabrikalar, hastaneler, havaalanları, oteller, okullar vb. mekânlar da bizim için birer tesistir.

Her tesis kullanım amacı, tasarımı, yapımı, teknik özellikleri vb. birçok açıdan birbirinden ne kadar farklı olursa olsun hepsinin 3 ana safhası vardır. Bunlar tasarım, yapım ve yaşam safhalarıdır. Yaşam safhası aynı zamanda “Tesis Yönetim” safhasıdır. Bir tesisin her açıdan sağlıklı, verimli, ekonomik ve sorunsuz sürdürülebilmesi için yapım safhası sonrasında entegre tesis yönetimi gerekir. Bazı yatırımcılar, tesis sahipleri, kat malikleri tesislerini kendileri daha iyi ve ekonomik yöneteceğine inandıkları için kendileri yönetmeyi tercih etmektedir. Bazıları ise bu işin başka bir uzmanlık konusu olduğuna inandığı için bu konuda uzman ve profesyonel tesis yönetim firmalarını tercih etmektedir. Tasarım kısmı işin en önemli ve önemsenmesi gereken kısmıdır çünkü tesisin genetik özellikleri bu safhada belirlenir. Tasarım derken, sadece mimari tasarım değil; statik, mekanik, elektrik, otomasyon, yangın vb. tüm tasarımları kast ediyorum. Bazı tesisler maalesef hastalıklı veya özürlü doğarlar. Bu sorunların bir kısmı ilave yatırım maliyetleriyle sonradan giderilebilir ama bazıları ise yapının ömrü boyunca sürer! Bunu önlemek için tasarım safhasında yatırımcı ve tasarımcı dışında diğer disiplinlerle beraber Tesis Yönetimi danışmanlarının da olması çok gereklidir. Bazen tasarım sırasında yapılacak çok küçük değişiklikler tesisin ömrü boyunca çok önemli maliyet avantajları sağlayabilir veya o tesisi daha kullanıcı dostu yapabilir.

Genel kabul görmüş uluslararası ve ulusal tanımlara göre Tesis Yönetimi (Facility Management) bir tesisin sürdürülebilmesi ve geliştirilmesi için “İnsan, mekân, teknoloji ve süreçleri” birleştiren, birden fazla disiplini kapsayan, uzmanlık ve deneyim gerektiren bir meslektir.

Ülkemizde özellikle 2000’li yıllardan itibaren yapılan çok sayıda nitelikli gayrimenkul geliştirme projesi aynı zamanda profesyonel tesis yönetim ihtiyacını oluşturmakta ve sektörünün gelişmesine ciddi katkı yapmaktadır. Bu tip nitelikli binaları artık geleneksel yöntemlerle yönetmek yerine entegre tesis yönetim metodolojileri ile profesyonel tesis yönetim firmaları tarafından yönetilmesi gerekmektedir. Mesela son yıllarda yapılan şehir hastaneleri projeleri ulusal tesis yönetim sektörünün gelişmesine önemli katkılar yapmıştır.

TRFMA, TESİS YÖNETİM DERNEĞİ’NİN AMACI, FAALİYETLERİ VE İŞBİRLİKLERİ
Sektörün ülkemizde tanıtılmasını ve geliştirilmesini sağlamak, sektörde yöneticilik yapan, yönetim hizmeti veren kişi ve kuruluşlara yardımcı olmak amacıyla sektörün önde gelen tesis yönetim firmaları bir araya gelerek 21 Aralık 2017’de kısa adı TRFMA (Turkish Facility Management Association) olan Tesis Yönetim Derneği’ni kurmuştur (www.tr-fma.org).

TRFMA’nın amacı yeni ve mevcut tüm tesislerin ve tesis yöneticilerinin yönetim süreci ve hizmetleri ile ilgili sorunlarına çözümler üretmek, aidatları ve işletme maliyetlerini optimize etmek, yönetim ve yönetim hizmetlerini geliştirmektir.

TRFMA, Tesis Yönetim Derneği’ne sadece “Yönetim” veya “Yönetim Hizmeti” konusunda çalışan tüzel kişiler, yani şirketler üye olabilir. Üyelerimiz bina ve tesis yönetim sektörünün önde gelen firmaları olup, 2 üyemiz kamu iştiraki, 6 üyemiz ise uluslararası tesis yönetim firmasıdır. Diğerleri de sektörün önde gelen ulusal tesis yönetim firmalarıdır.

Son yıllarda hem dünyada hem de ülkemizde giderek gelişen ve önem kazanan Tesis Yönetimi, sürekli büyüyen ve gelişen yapısıyla Türkiye’nin en fazla istihdam sağlayan sektörlerindendir. Mesela sadece 29 üyemizin kendi bordrosunda toplam 102 bin 316 çalışanı vardır. Tesis Yönetim sektöründe irili ufaklı çok sayıda yönetim, hizmet, malzeme ve ekipman sağlayıcı firma olduğu düşünülürse gerçekten ülkemizin en fazla istihdam sağlayan sektörlerinin başında tesis yönetim sektörü gelmektedir.

Dernek üyelerimiz bugün toplam 11 bin 533 tesiste hizmet vermektedir. Bizim tesis dediğimiz her bir sayı bir site, bir plaza, bir AVM, bir hastane, bir fabrika, bir havaalanı veya benzeri bir tesis demektir. Mesela Bilkent Şehir Hastanesi veya yeni İstanbul Havaalanı gibi dev tesislerde bu sayı içinde 1’er tesis olarak sayılmaktadır. 2018’de hizmet verdiğimiz tesislerin toplam brüt metrekare inşaat alanı ise 205,6 Milyon metrekaredir.

2018’de toplam hizmet verdiğimiz bağımsız bölüm (yani, konut, dükkan vb. tapulu bölüm) sayısı da 502,926’dır. Her bir bağımsız bölümde ortalama 3 kişinin yaşadığı veya çalıştığını kabul edersek, yaklaşık 1,5 Milyon kişiye hizmet veriyoruz demektir.

TRFMA kuruluşunun hemen sonrasında Avrupa tesis yönetim derneklerinin, üniversitelerinin, araştırma kurumlarının vb. diğer paydaşların üye olduğu EuroFM (European Facility Management Network)’e Türkiye’yi temsilen üye olmuştur.

EuroFM’in Sofya’da ve Dublin’de düzenlediği EFMC Avrupa Tesis Yönetim Konferansları’na katılmış ve katkı yapmıştır. 9 Ekim 2019’da Ankara’da EuroFM üyeler toplantısını ilk defa Türkiye’de düzenleyeceğiz. EFMC Avrupa Tesis Yönetim Konferansını da gelecek yıllarda Türkiye’de düzenlemek istiyoruz.

İstanbul FM Expo Bina ve Tesis Yönetim Fuarı ve TRFMC Türkiye Tesis Yönetim Konferansları’nı 2018 ve 2019’da düzenledik, her yıl düzenlemeye devam edeceğiz. (www.tr-fmc.org) (www.fmexpoistanbul.com)

Ankara Üniversitesi ile işbirliği anlaşması imzaladık ve 2018’de Ankara’da Tesis Yönetim Sempozyumu’nu düzenledik. Ankara’da 10-11 Ekim 2019’da Uluslararası Tesis Yönetim Konferansı’nı beraber düzenleyeceğiz.

Avrupa ve ABD’de de birçok üniversitenin tesis yönetimi konusunda lisans, lisansüstü veya doktora programları vardır. Benzeri programların Türkiye’deki üniversitelerde oluşması için destek vereceğiz.

MMO Makine Mühendisleri Odası ile yakın zamanda bir işbirliği anlaşması imzaladık, aynı şekilde EMO Elektrik Mühendisleri Odası ve UTTMD Uluslararası Tesis Teknik Müdürleri Derneği ile de işbirliği görüşmelerine başladık. Diğer sivil toplum kuruluşları ile de tesis yönetimi ile ilgili işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız.

SEKTÖRDEKİ GELİŞMELER VE SORUNLAR
Tesisler; insanların yaşadığı veya çalıştığı ofis, plaza, site, rezidans, alışveriş merkezi, fabrika, hastane, otel, stadyum ve okul gibi çok farklı binalardan ve donanımlarından oluşmaktadır.

Her tesisin bina yönetimi, teknik işletme, tamir, bakım, güvenlik, temizlik, finansman, hukuk, sağlık, ilaçlama, bahçe ve peyzaj gibi bir dizi hizmet ihtiyacı bulunuyor. Tesis yönetimi için bina malikleri isterse kendi içinden veya dışardan yönetici seçebilir. Ancak çok sayıda bağımsız bölümden oluşan binalar veya nitelikli gayrimenkul projeleri için bize göre muhakkak uzman profesyonel yönetime ihtiyaç vardır.

Yapılan her yeni bina, tesis yönetimi için yeni bir istihdam alanı oluşturuyor. Her bina için güvenlik, temizlik görevlisi, teknisyen, yönetici, muhasebeci gibi muhtelif görevlilere ihtiyaç var. Sektörümüzde vasıfsız elemanlar yanında teknik lise, ticaret lisesi veya üniversite mezunları için de iş imkanları var. Sektörde deneyimli ve eğitimli işgücü ihtiyacı vardır.

Sektörümüzde giderilmesi gereken pek çok eksik vardır, mesela tesis yönetim sektörü ile ilgili standartlar, yönetmelikler, kanunlar ya yoktur ya da yetersizdir.

Mesela tesis yönetimi ile ilgili en önemli kanun olan, Kat Mülkiyeti Kanunu 1965 yılında, apartmanlar için hazırlanmıştır. 2007 yılında toplu yapılara adapte edilmiş olsa da pratikte uygulamada çok ciddi eksik ve sıkıntılar vardır. Bu kanun hazırlanırken binlerce bağımsız bölümden oluşan toplu yapılar ve özellikle karma yapılar düşünülmemiştir.

Günümüzde aynı parsel üzerinde rezidans, ofis, otel ve AVM’den oluşan karma ve kompleks yapılar yapılıyor. Böyle yapıları basit bir apartman mantığıyla yönetemezsiniz. O nedenle kanunun şu anki halinin uygulamada ihtiyaca karşılık vermediğini ve birçok eksik hususun olduğunu düşünüyoruz. Bunu sadece biz bina ve tesis yöneticileri değil, Kat Mülkiyeti Kanunu konusunda uzman birçok saygın hukukçu da söylemektedir. Bu konuda dernek olarak hukukçu uzmanlarımızdan oluşan “Kat Mülkiyeti Kanun Komitesi” çalışmalarımız devam ediyor. Amacımız kat mülkiyeti kanununun güncel koşullara uygun olarak güncellenmesidir. Bize göre belirli sayıda bağımsız bölümden büyük olan yapıların muhakkak profesyonel ve sertifikalı şirketler tarafından yönetilmesi gereklidir.

Asansör Muayene ve Yönetmeliği ile ilgili de son yıllarda uygulamada bazı sorunlar vardır. Her yıl yapılan muayeneler vatandaşa mali yük getirmesi yanında her yıl değişen yönetmeliklere göre her yıl farklı düzeltme talepleri ve ilave maliyetler gelmektedir. Bir yıl yeşil etiket alan asansör bir sonraki yıl yeni yönetmeliğe göre kırmızı etiket alabilmektedir.

Sadece güvenlikle ilgili yeni yönetmelik maddeleri uygulanmalı yoksa asansör çağırma düğmesinin yerinin yeni yönetmelikte farklı tarif edilmesi nedeniyle düğmelerin yerinin 3 cm aşağıya indirilmesi vb. görsel ve şekilsel talepler olmamalıdır. Yeni binalarda da tıpkı arabalarda olduğu gibi her yıl yerine belirli aralıklarla muayene edilmesi gerekir.

2019 yılında yayınlanan “Isı Sayaçları Muayene Yönetmeliği” de sektörü bu yıldan itibaren ciddi etkileyecek, hem vatandaşa ilave maliyet yaratacak hem de uygulamada çok ciddi sorunlara yol açacaktır. Merkezi ısıtma sistemleri olan projelerde kalorimetre cihazlarının belirli sürelerde muayenesini elbette faydalı olacaktır ancak her bir kalorimetrenin sökülerek kalibrasyona gönderilmesi, kalibre edilmesi, nakliyesi, tekrar yerine takılması vatandaşa ilave maliyet getirmekte, bunun yerine neredeyse yeni cihaz alınması daha ekonomik olabilmektedir. Ayrıca kalibrasyonda geçecek süre zarfında yedek kalorimetre takılması gereklidir. Bu işlemlerin binlerce konuttan oluşan büyük sitelerdeki uygulama zorlukları ve yol açacağı teknik ve ekonomik mahsurları vardır.

Bu konuda yerinde kontrol ve kalibrasyon çözümü üzerinde çalışma yapılması, milli servetin israf edilmemesi ve uygulama kolaylığı adına daha uygun olacaktır. Ayrıca muayene ve kalibrasyon yapma yetkisi olan firmaların birçoğunun aynı zamanda kalorimetre imalatçısı olması da temel olarak yanlıştır. Muayene ve kalibrasyon işleri imalatçı olmayan ve imalatçılarla hiçbir organik bağı olmayan bağımsız ve akredite kuruluşlar tarafından yapılması gerekir.

Bu konuyu TRFMC 2019 Türkiye Tesis Yönetim Konferansı’nda bir oturumda ele almaya çalıştık. İlk fırsatta bu yönetmeliğinde Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının liderliğinde ilgili paydaşlarla tekrar ele alınması ve güncellenmesi gerekiyor.

Tesis yönetimi ile ilgili EN 15221 Avrupa standartları bulunuyor. Bunlar yedi cilt ve bunların sadece iki tanesi TSE tarafından Türkçeleştirilmiş durumda, diğerlerinin ise Türkçeleştirilmesi bekleniyor.

Uluslararası Standartlar Organizasyonu ISO tarafından tesis yönetimi ile ilgili ISO-41000 standardı 4 adet olarak (ISO-41001, ISO-41011, ISO-41012, ISO-41013) yayınlanmış ve halen 2 adet standart (ISO-41014, IS0-41015) üzerinde çalışmalar devam ediyor. ISO-41000 standartları henüz Türkiye’de yayınlanmamıştır.

Eğitimli eleman ihtiyacı, kanunların yetersizliği, standartların eksiklikliği dışında ihale metotları, şartname ve sözleşme sorunları, kısa süreli sözleşmeler, araştırma eksikliği, vb. birçok sorun sektörün gelişmesinin önündeki diğer sorunlardır. Dijitalleşme, IoT, IT sektöründeki gelişmelerde sektörün iş yapış şeklini daha farklı bir boyuta taşıyacaktır.