Tesis Yönetim (TY) organizasyonları amaçlarını ve nihayetinde uzun vadedeki hedeflerini belirlemek için misyonlarını yeniden gözden geçirmeye ihtiyaç duyuyor. 

Bina tesisat sistemlerimizi enerji, para ve zamandan tasarruf etmek amacıyla en iyi performans düzeyinde kullanmak için gözden geçirerek yeniden hizmete alıyoruz. Güvenilir araştırmalar sonucunda böyle bir yenileme işlemi için gerekli mali ölçütlerin inanılmaz boyutlarda olduğunu görüyoruz ve bu araştırmalar bize yapılan yatırımların ticari ofis binaları için geri ödemelerinin yaklaşık 8,5 ay olacağını da gösteriyor. Bununla birlikte en iyi şekilde işleri yoluna koyabilmek, organizasyonel ve işlevsel performansı sağlamanın daha iyi yolları olup olmadığını görmek adına bir tesis yönetim organizasyonunu (TY) her zaman yeniden düzenleyebilir miyiz? Yani süreçleri, işlevsel ilişkileri, araçları ve bütün organizasyonu düzenli zaman aralıklarıyla inceleyebilir miyiz? Bu tür bir organizasyonel yeniden hizmet düzenlemesi çalışması ile bina tesisat sistemlerinin bizzat kendisi veya personel maliyetinin daha iyi bir geri ödeme gerçekleştirebilir mi?

Bir binanın ömür süresi toplam maliyetinin yaklaşık %75’i işletim ve bakım işlerine gider. Bu yüzden işletme ve bakımdan sorumlu birimler, binaların ömür maliyetleri ve varlık değerleri açısından büyük bir hisseye sahiptirler. Yine de birçok istisnaya rağmen birçok tesis yönetimi departmanı modası geçmiş, eski bir yapıya sahiptir, tepkisel kiplerle çalışır ve kendi dahili sürecini 1990’dan beri incelememiştir ya da biçimlendirmemiştir. Tesis yönetim organizasyon ekiplerinin karşılaştığı sorunların son birkaç yılda yoğunlaşarak arttığına hiç şüphe yok. Enerji tüketimini kontrol altına almak, teknolojik çözümleri uygulamak, IT birimi ve yönetim kademeleri ile organizasyonel sorunların üstesinden gelmek ve tesis personelinin gereksinim duyduğu güncel bilgi ve beceriyi güncellemek ve sürdürmek gibi konular daima baskı unsurları olmuştur. Bu sorunlar yüzünden organizasyonel anlayış yeniden değerlendirilmelidir. Çünkü arada geçen süre içerisinde TY departmanının misyonu, amaçları, araçları, ilişkileri ve süreçleri biraz değişikliğe uğradı.

Ekipman ve tesisatların hizmete alınması ekipmanın uygun şekilde, amaçlandığı gibi kurulduğunu ve işletildiğini onayladığımız anlamını taşır.Başlangıçtaki hizmete alma işlemi şartnameler, tasarım çizimleri ve tasarım amacına odaklanır. Bununla birlikte zaman içerisinde tasarım amacı bir binanın nasıl kullanılacağı gerçeğine yer açmak zorunda kalır; binanın performansını binanın gerçek kullanımında ve sahip olduğu ekipman ve tesisatlarla nasıl arttıracağımız konusuna odaklanılır. TY departmanlarının yeni gerçekliklere uyum sağlayabilmek adına orijinal amaçlarını değiştirmesi veya bu amaçları genişletmesi ve benzer bir yön değiştirme yaşaması gereklidir. Bu durumda bina içi operasyonlarını nasıl yeniden örgütleyebiliriz?

Başlangıç olarak binadaki organizasyonun amaçlarını kapsamlı bir şekilde yeniden incelemeye almalı ve bu amaçlara ulaşmada elde edilen performansı ölçmek için kriterler geliştirmeliyiz; daha sonra performansa ulaşmak, performansı ölçümlemek ve belgelemek için gerekli süreçleri detaylandırırız. Aşağıda önerilen süreçleri ve bir organizasyonun yeniden görevlendirilmesi ve değerlendirilmesi sırasında karşılaşılabilecek hususlar yer almaktadır.

Amaçların, Hedeflerin ve Performans Gereksinimlerinin Gözden Geçirilmesi

TY organizasyonları, amaçlarını ve nihayetinde hedeflerini belirlemek için misyonlarını yeniden gözden geçirmeye ihtiyaç duyar. Amaçlar yüksek seviyeli, soyut ve çok geneldir; hedefler somut, kısa vadeli ve ölçülebilirdir. Son günlerde duyduğum iyi ifade edilmiş bir hedefi aktarmak gerekirse, önde gelen uluslararası bir firmanın kıdemli bir işletme müdürünün ifadesini aktarmak gerekecek: “Günde 10,000 alarm alıyoruz ve her alarmı belgeleyerek bu sayıyı altı ayda 300’e indirmek istiyorum”. Diğer hedefler ise enerji tüketimini, çalışma talimatlarının tasfiye etmek veya personelin yeteneklerini ve referanslarını güncellemekle geçen zamanı azaltmakla ilgili olabilir. Hedef ne olursa olsun, hedefi yerine getirme konusunda organizasyonların performansı ölçüldüğü takdirde hedef somut bir hal alabilir. Oturmuş yapıya sahip organizasyonların hedeflerini ve ilgili süreçleri resmi hale getirdikleri unutulmamalıdır. Hedefler genellikle TY organizasyonun yapmakta olduğu “iş”tir. 

Süreçler ve Uygulamalar

Bir organizasyon hedeflerini gerçekleştirirken eski ve yeni ekol işlem ve uygulamaları karıştırmak yoluna gidebilir. Yeni ekol genç, girişimci organizasyonlar veya teknoloji şirketlerinde uygulanır. Bu organizasyonlar kendi kendini örgütleyen düz bir hiyerarşiye sahip olabilirler ve burada yönetim hedefleri ve son ürünü çalışanlara iletir (örneğin “her ay alarmları 300’e indirme” gibi) ve çalışanların son ürüne nasıl ulaşacaklarına karar vermelerine ve önermelerine izin verir. Bu yaklaşım daha çok internetteki “kalabalıkların bilgeliği” (Twitter, bloglar, çevrimiçi değerlendirme sistemleri) ile aynı doğrultudadır ve grupların tek başlarına bireylerden daha iyi kararlar aldığı önermesine dayanır. 

“Eski ekol” yaklaşım ise, bir hedef modellemeyle veya güncel uygulamaların tanımlanması ve performans koşullarını yerine getirmek için hedefin nasıl gerçekleştirileceğinin belirlenmesinden başlar ve daha bilimsel ilerler. En bilinen yaklaşım 30 yıl önce imalat işlemlerindeki hataları azaltmak için geliştirilen Altı Sigma yaklaşımıdır. Mevcut bir tesis yönetim organizasyonundaki gibi mevcut işlemlerde kullanılan metodolojiye DMAIC denir. DMAIC amaç ve hedeflerin tanımlanması, güncel işlemlerde performans ölçümü, veri analizi ve sürecin geliştirilmesi ve kontrol edilmesi aşamalarına sahip bir yaklaşımdır. Örneğin eğer hedef daha iyi bir alarm yönetimi ise, ne olabileceğine veya bir idare rehberinde yazılanlara dair değil, süreçte gerçekten ne olduğuyla ilgili, insanların görevi nasıl yapmakta olduklarına dair veri toplanır. Bu nedenle performansı arttırmaya yönelik, kontrolü betimleyici yöntemden yapıla gelen yönteme kaydırarak, yeni süreçler, kurallar ve prosedürler geliştirilerek, güncel uygulamaların bir modellemesini yapmak önerilerin iyileştirilmesi açısından bir ölçüdür. Ölçülerin “izleyerek yönetebiliriz” söylemini uygulayarak süreç performansını ölçmek için geliştirilmesi ve şekillendirilmesi gerekir. Bazen bina tesisat sistemlerinden elde edilen en küçük veri parçasına ulaşmaya çalışıyormuşuz ama insanlar ve operasyon hakkında hiçbir ölçüye sahip değilmişiz gibi görünebilir.  Bunu “puan cetvelimizi” organizasyonun kendisine doğru genişlettiğimiz gibi algılamamız gerekir. 

Altı Sigma yaklaşımının en yenilikçi açılımlarından biri, bir organizasyonun temel işlemlerini yönetmek açısından organizasyon iskeletine sürdürülebilir bir gerçeklik katarak organizasyonlara yardım eden Hari Gunasingham’ın başkanı olduğu Sigma Sürdürülebilirlik Enstitüsüdür. İlginçtir, bu enstitü girişimci işlemlerinin geliştirilmesine, gerçekleştirilmesine ve yönetimine yardım etmek için iViva.works adlı yazılım platformunu kullanıyor. 

TY Sorunları: Olası Zihinsel Takılmalar 

Rutin 1: Sanayinin çoğu cihazlara odaklanıyor; “Yeni Parçacık Düşüncesi” Akıllı binaları üç farklı katmana sahipmiş gibi algılayın: bina tesisat sistemlerini izleyen ve kontrol eden donanım ve cihazlar, bu tesisatların yönetimi için daha akıllı ve işlemeye uygun bilgi sağlayan yazılım, veri yönetimi ve bütün bunları idare edecek olan işletim kadrosu ve organizasyon. İlk önce cihazlara, sonra yazılıma odaklanırız ve insanların çalışacağını, adapte olacaklarını varsayarız. Bina tesisat sistemlerinde bu cihazları ve sistemleri idare eden ve kullanan insanlardan çok yeni cihazlarla mı ilgileniyoruz? 

Rutin 2: Teknisyenler ve mühendislerin iş günleri 8 saat boyunca “yangınla mücadele” etmekle geçer.Birçok TY organizasyonundaki teknisyenler ve mühendisleri bütün gün boyunca alarmlara ve olaylara kolayca yanıt vermekle meşguldürler. Bu ekip çok sayıdaki isteği öncelik sırasına koymaya uğraşır ve ilk etapta alarmları ve felaketleri önlemede proaktif olmaya zaman bulamazlar. Tesislerdeki organizasyonların her zaman olaylara tepki vermesi gerekir ama planlama, önceden tahmin etme, tespit etme vb. konularda daha iyi bir denge kurulması şarttır.

Rutin 3: Beceriler dizisi ve temel bilgilerEvet, yüksek performansa sahip bir binayı işletebilmek için yüksek performansa sahip bir TY departmanına ihtiyaç vardır. Olgun bir tesis mühendisinin bir çiller veya pompanın yanından geçerken cihazların sadece görünümüne veya çıkardığı sese dayanarak bir sorun yaşadığını tespit edebildiği günler çoktan geride kaldı. Bilişim sistem ve tesisatlarının binalardaki tesisatlara içsel olarak yerleşmesi ve daha yeni bina tesisatlarının enerji verimliliği yaklaşımının bir parçası olarak kurulması günümüzün binalarını işletmek için gerekli olan beceriler dizisi ve temel bilgileri daha da arttırmaktadır. Eğitim, özellikle de çapraz eğitim biçiminde verildiği takdirde TY organizasyonunun entegre bir parçası olmak zorundadır. 

* Yazan: Jim SINOPOLI

PE, RCDD, LEED APGenel MüdürAkıllı Binalar LLC